Zgłoszenia zewnętrzne - Informacje dla sygnalistów - Komenda Wojewódzka Policji w Katowicach

W przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego,
a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych należy korzystać z procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązujących w tym podmiocie.

Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art.  57 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów).

 Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonane w KWP w Katowicach:

1) ustnie: bezpośrednio w siedzibie KWP w Katowicach, tj. w Katowicach przy ul. Lompy 19 lub za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej (pod numerem telefonu: 47-851-25-10) obsługiwanej w dniach roboczych w godzinach: 9.00-14.00,

2) pisemnie poprzez:

a) wysłanie go w wersji papierowej na adres: Wydział Kontroli, Komenda Wojewódzka Policji
w Katowicach, ul. Lompy 19, 40-038 Katowice (zgłoszenie winno zostać umieszczone
w dwóch zamkniętych kopertach, z zamieszczonym - na kopercie umieszczonej wewnątrz – dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej”),

b) doręczenie go w wersji papierowej do Biura Przepustek KWP przy ul. Lompy 19, 40-038 Katowice, z zachowaniem warunków zabezpieczenia oraz opisu wskazanych powyżej,

c) wysłanie go w wersji elektronicznej na adres e-mail: sygnalista@ka.policja.gov.pl, z opisem wskazanym powyżej.

W godzinach wskazanych powyżej pod numerem telefonu: 47-851-25-10 możliwe jest uzyskanie poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy oraz
co najmniej następujące informacje: dane jednoznacznie identyfikujące sygnalistę, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji
o naruszeniu prawa, wskazanie kontekstu związanego z pracą/służbą, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie adresu do kontaktu.

Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną, tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji, zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych, zasady przetwarzania danych osobowych, charakter działań następczych podejmowanych
w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym, środkach ochrony prawnej i procedurach służących ochronie przed działaniami odwetowymi, warunki na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zostały określone w ustawie z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów oraz Procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Katowicach, które zostały opublikowane na niniejszej podstronie.

Artykuł 5 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) stanowi, że dane osobowe muszą być:

a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość");

b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; dalsze przetwarzanie do celów archiwalnychw interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane w myśl art. 89 ust. 1 za niezgodne z pierwotnymi celami („ograniczenie celu");

c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane ("minimalizacja danych");

d)prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowośprzechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą („ograniczenie przechowywania");

f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność") – ust. 1.

Administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie ww. przepisów i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie („rozliczalność") – ust. 2.

Artykuł 13 ww. Rozporządzenia stanowi, że jeżeli dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, administrator podczas pozyskiwania danych osobowych podaje jej wszystkie następujące informacje:

a) swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela;

b) gdy ma to zastosowanie - dane kontaktowe inspektora ochrony danych;

c) cele przetwarzania danych osobowych, oraz podstawę prawną przetwarzania;

d) jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) - prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora lub przez stronę trzecią;

e) informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;

f) gdy ma to zastosowanie - informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję odpowiedniego stopnia ochrony lub w przypadku przekazania,
o którym mowa w art. 46, art. 47 lub art. 49 ust. 1 akapit drugi, wzmiankę o odpowiednich lub właściwych zabezpieczeniach oraz informację o sposobach uzyskania kopii tych zabezpieczeń lub o miejscu ich udostępnienia (ust. 1).

Poza informacjami, o których mowa powyżej, podczas pozyskiwania danych osobowych administrator podaje osobie, której dane dotyczą, następujące inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania:

a) okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;

b) informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;

c) jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) - informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;

d) informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;

e) informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;

f) informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4, oraz - przynajmniej w tych przypadkach - istotne informacje
o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą (ust. 2).

Jeżeli administrator planuje dalej przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel,
w którym dane osobowe zostały zebrane, przed takim dalszym przetwarzaniem informuje on osobę, której dane dotyczą, o tym innym celu oraz udziela jej wszelkich innych stosownych informacji, o których mowa w ust. 2 (ust. 3).

Ust. 1, 2 i 3 nie mają zastosowania, gdy - i w zakresie, w jakim - osoba, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami.

Art. 15 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23.10.2018 r.

w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE stanowi,

że jeżeli dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, podczas pozyskiwania danych osobowych administrator podaje jej wszystkie następujące informacje:

a) tożsamość i dane kontaktowe administratora;

b) dane kontaktowe inspektora ochrony danych;

c) cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawę prawną przetwarzania;

d) informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;

e) w stosownych przypadkach informacje o zamiarze przekazania przez administratora danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz
o stwierdzeniu przez Komisję odpowiedniego stopnia ochrony lub braku odpowiedniego stopnia ochrony, lub w przypadku przekazania, o którym mowa w art. 48, wzmiankę
o odpowiednich lub właściwych zabezpieczeniach oraz o możliwościach uzyskania kopii tych zabezpieczeń lub o miejscu ich udostępnienia (ust. 1).

Poza informacjami, o których mowa w ust. 1, podczas pozyskiwania danych osobowych administrator podaje osobie, której dane dotyczą, następujące inne informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania:

a) okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;

b) informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, lub, w stosownych przypadkach, o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania lub o prawie do przenoszenia danych;

c) jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 5 ust. 1 lit. d) lub art. 10 ust. 2 lit. a) - informacje o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność
z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;

d) informacje o prawie wniesienia skargi do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych;

e) informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym, lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych;

f) informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 24 ust. 1 i 4, oraz - przynajmniej w tych przypadkach - istotne informacje
o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą (ust. 2).

Jeżeli administrator planuje dalej przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel,
w którym dane osobowe zostały zebrane, przed takim dalszym przetwarzaniem informuje on osobę, której dane dotyczą, o tym innym celu oraz udziela jej wszelkich innych stosownych informacji, o których mowa w ust. 2 (ust. 3).

Ustępy 1, 2 i 3 nie mają zastosowania, gdy osoba, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami i w zakresie, w jakim nimi dysponuje (ust. 4).

• Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich:

  Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl.

  Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.